InCrEG LibertyLook
Logiciel de gestion de Salons de Coiffure et d'Instituts de Beauté

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Saisie initiale dans LibertyLook

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Initialisation du logiciel

Ce chapitre décrit une étape primordiale dans la mise en place du logiciel : Vous allez saisir toutes les informations nécessaires à sa bonne utilisation.

Modifications de vos données de référence

Les données de référence sont des données qui ne varient pratiquement jamais. Le logiciel est fourni avec certaines données qu’il vous appartient de modifier afin de coller à la réalité de votre salon ou institut.

Ainsi vous pouvez ajouter des informations, en supprimer ou simplement en modifier. C’est vous qui décidez. Cependant gardez à l’esprit que si vous conservez des données inutiles, elles viendront vous polluer durant l’utilisation du logiciel et vous feront perdre du temps.

Les données que vous pouvez modifier sont :

  • Types de cheveux ou types de peau,
  • Catégories de clients,
  • Tranches d’âge des clients,
  • Origines des clients,
  • Modes de règlements,
  • Devises,
  • Taux de TVA,
  • Types de prestations,
  • Catégories des prestations,
  • Types des articles,
  • Catégories des articles,
  • Marques des articles,
  • Types de mouvements de stock,
  • Types de mouvements de caisse,
  • Fonctions des collaborateurs,
  • Types de contrat des collaborateurs,
  • Types de pointage,
  • Profils utilisateurs,
  • Fêtes,
  • Infos Société,
  • Paramètres de l’application,
  • Identifications pour l’accès à l’application.

Toutes ces données se situent dans le menu Administration. La modification d’une donnée repose sur le même principe quelle que soit la donnée.

Origines des clients et autres données simples

Pour modifier une origine des clients, la marche à suivre est la suivante :

  1. A partir du menu Administration, cliquez sur Origines des clients.
  2. La liste des origines définies s’affiche. Cliquez sur l’origine que vous souhaitez modifier.
  3. Modifiez le libellé, et validez la modification avec l’icône Enregistrer
  4. L’origine est maintenant modifiée.

Pour supprimer une origine des clients, la marche à suivre est la suivante :

  1. A partir du menu Administration, cliquez sur Origines des clients.
  2. La liste des origines définies s’affiche. Cliquez sur l’origine que vous souhaitez supprimer.
  3. Supprimez l’origine avec l’icône Supprimer
  4. L’origine n’existe plus. A noter que la suppression n’est possible que si aucun de vos clients n’a été déclaré avec cette origine.

Pour créer une origine des clients, la marche à suivre est la suivante :

  1. A partir du menu Administration, cliquez sur Origines des clients
  2. La liste des origines définies s’affiche. Cliquez sur l’icône Nouveau
  3. La fiche de création s’affiche. Saisissez le libellé, et validez la création avec l’icône Enregistrer
  4. L’origine est maintenant créée.

Toutes les autres données simples se manipulent de la même manière. Vous pouvez maintenant les passer en revue.

Tranches d’âge des clients

Les tranches d’âge ont la particularité de disposer de 2 informations supplémentaires :

  • L’âge minimum (en année entière)
  • L’âge maximum (en année entière)

Ces âges permettent de déduire automatiquement la tranche d’âge d’un client à partir de sa date de naissance si elle est fournie.

Attention : Les tranches d’âge ne doivent pas se chevaucher.

Modes de règlements

Les modes de règlements ont la particularité de disposer de 3 informations supplémentaires :

  • Un indicateur si le mode de règlement est encore utilisé,
  • Un indicateur si le mode de règlement peut nécessiter l’impression de chèques.
  • Un indicateur si le mode de règlement peut demander un rendu de monnaie.

Devises

Les devises possèdent 2 informations supplémentaires :

  • Le libellé exact de la devise en question
  • Le rapport de cette devise par rapport à la devise principale.

Types de prestations

Les types de prestations possèdent 2 informations supplémentaires :

  • Un indicateur si le type de prestations est associé à un article en stock.
  • Les civilités associées à ce type de prestations. Ceci permet de n’afficher que les prestations pertinentes pour les clients. A noter que si vous cochez toutes les civilités ou aucune, le comportement est le même.

Types de mouvements de stock

Les types de mouvements de stock ont la particularité de disposer de 2 informations supplémentaires :

  • Le sens du mouvement : Entrée en stock (pour les achats par exemple), Sortie de stock (pour les ventes par exemple), Inventaire.
  • Un indicateur de basculement de l’article en mixte. Cet indicateur permet de basculer un article de vente en mixte sur certains mouvements (typiquement l’utilisation de produits).

Pensez bien à conserver systématiquement au moins un mouvement de type Achat, un mouvement de type Inventaire et un mouvement de type Vente. Des écrans s'appuient sur cette typologie.

Types de mouvements de caisse

Comme les types de mouvements de stock, les types de mouvements de caisse ont une information sur le sens du mouvement.

Fêtes

Les Fêtes nécessitent de fournir la date de la fête dans l’année. Le format de saisie est jj/mm (par exemple 01/09 pour le 1er septembre).

Infos Société

Les coordonnées de votre société doivent être vérifiées car elles s’affichent sur les tickets de caisse.

Paramètres de l’application

Les paramètres de l’application sont tout à fait particuliers. Dans ces écrans, se retrouvent tous les paramètres liés au comportement de l’application :

  • Affichage du prix en bas de l’écran facture ou paiement (O/N pour Oui ou Non) permet d’indiquer si le prix en « gros » à l’envers doit être affiché en bas de l’écran facture et paiement. Ceci est utile pour les écrans disposés à plat et donc à l’envers pour le client.
  • Largeur d’impression des fiches en cm permet de définir la largeur de vos facturettes et fiches techniques pour les imprimantes tickets de caisse.
  • Message du ticket de caisse permet la modification rapide du message imprimé en bas du ticket de caisse.
  • Mot de passe des opérations exceptionnelles permet de définir et de modifier le mot de passe des opérations comme la suppression de factures réglées. Au démarrage de l’application, le mot de passe est « MDP ». Pensez à le changer.
  • Répartition des remises (P pour proportionnelle ou F pour fixe). Ce paramètre permet d’indiquer comment dans les états récapitulatifs (Fin de journée, brouillard, …) la remise est ventilée.
    • La répartition proportionnelle tient compte des différents types de prestation de la facture. Par exemple, une remise de 3€ sur une facture de 10€ de prestations homme et de 5€ de vente sera répartie en 2€ sur les prestations homme et 1€ sur la vente.
    • La répartition fixe attribue la remise au type de prestation principal de la facture. Par exemple, une remise de 3€ sur la même facture que précédemment avec en type principal de prestation salon homme, la remise est complètement reportée sur le salon homme.
  • Taux de TVA : Indique le taux de TVA à appliquer dans les factures.

A noter que la modification de ces paramètres n’est pas prise en compte immédiatement : Vous devez fermer Internet Explorer et le relancer avec l’icône n°2 (Salon de Coiffure ou Institut de Beauté).

Identifications pour l’accès à l’application

En fonction de vos habitudes, vous ne souhaitez peut-être pas que tous les collaborateurs puissent accéder à toutes les informations stockées par le logiciel. Aussi, il vous faudra créer des identifications différentes et donc autant de mots de passe.

Au minimum, nous vous encourageons à changer le mot de passe par défaut pour y mettre le vôtre.

Ces écrans permettent de définir les mots de passe permettant l’accès à l’application et les droits associés.

Les informations à saisir sont donc :

  • Le libellé indiquant à qui ou quelle fonction se rapporte le mot de passe,
  • Le mot de passe à saisir 2 fois pour éviter les fautes de frappe,
  • Le profil indiquant les droits associés à ce mot de passe. Les droits sont les suivants :
    • Coiffeur : Accède aux clients, factures, prestations et à la gestion de stock
    • Responsable : Accède à toutes les fonctions sauf la définition des données de référence
    • Responsable Internet : Accède à toutes les fonctions sauf la définition des données de référence et la gestion informatique du logiciel (sauvegardes & mises à jour)
    • Super : Accède à toutes les fonctions
  • Etat du compte : Actif ou Inactif. Cet état permet de bloquer temporairement un mot de passe.

Création de vos fournisseurs

Vous allez maintenant déclarer vos différents fournisseurs.

Pour créer un fournisseur, la marche à suivre est la suivante :

  1. A partir du menu Stock, cliquez sur Fournisseurs
  2. La liste des fournisseurs déjà saisis s’affiche. Cliquez sur l’icône Nouveau
  3. La fiche de création s’affiche. Saisissez les informations suivantes et validez la création avec l’icône Enregistrer:
    • La raison sociale du fournisseur,
    • La civilité, le nom et le prénom du contact du fournisseur,
    • Les coordonnées du fournisseur (adresse, téléphone, email),
    • Le mode de règlement habituel avec ce fournisseur,
    • Un commentaire pour y ajouter un pense-bête.
  4. Le fournisseur est maintenant créé.

Création de vos articles

Vous allez maintenant saisir tous les articles que vous gérez en stock : Les articles que vous vendez et ceux que vous utilisez.

Pour créer un article, la marche à suivre est la suivante :

  1. A partir du menu Stock, cliquez sur Articles
  2. La liste des articles déjà saisis s’affiche. Cliquez sur l’icône Nouveau.
  3. La fiche de création s’affiche. Saisissez les informations suivantes et validez la création avec l’icône Enregistrer :
    • Le type de l’article,
    • Le libellé de l’article,
    • L’indicateur de péremption de l’article,
    • La référence de l’article si elle est commune à tous les fournisseurs.
    • Le stock de rupture. Il s’agit du seuil en dessous duquel vous allez devoir commander.
    • Un commentaire pour y ajouter un aide-mémoire.
  4. L’article est maintenant créé.
  5. Vous pouvez définir les fournisseurs de cet article par l’intermédiaire de la ligne de travail verte. Saisissez les informations suivantes et validez la ligne avec l’icône « + » en bout de ligne :
    • Le fournisseur parmi ceux que vous avez définis,
    • Le libellé si l’article a un nom particulier chez le fournisseur,
    • La référence chez ce fournisseur si elle est différente,
    • La quantité minimale pour commander,
    • Le prix d’achat unitaire (Hors Taxes) pour cette quantité minimale et ce fournisseur,
    • L’indication si ce fournisseur avec ces conditions est le principal fournisseur de cet article pour vous.
  6. Vous pouvez ajouter autant de ligne de fournisseurs que vous le souhaitez.

Gagnez du temps :

Bien souvent, vous allez devoir saisir une série d’articles qui se ressemblent : Seule la contenance change par exemple, ou la couleur, … Dans ce cas, la fonction de duplication va vous faire gagner un temps précieux. Une fois le premier article créé et enregistré, cliquez sur l’icône Dupliquer. Ceci créé un nouvel article avec les mêmes informations que celui affiché. Vous pouvez maintenant appliquer vos légères modifications puis valider avec l’icône Enregistrer.

Il n’y a aucune limite à la duplication : Vous pouvez répéter cette opération autant de fois que nécessaire.

Saisie de votre stock

Il est préférable que votre stock soit à jour au moment du démarrage. Pour le mettre à jour, vous allez saisir un inventaire. La marche à suivre est la suivante :

  1. A partir du menu Stock, cliquez sur Inventaire,
  2. La liste de tous les articles saisis apparaît. Chaque ligne possède 2 colonnes permettant la saisie : Quantité comptée et Valeur unitaire du stock.
  3. Remplissez pour chaque article en stock la quantité que vous avez à disposition et la valeur moyenne de ces articles.
  4. Quand vous avez rempli les différentes lignes, validez par le bouton Enregistrer.
  5. Votre stock est à présent à jour.

Création de vos prestations

Vous allez maintenant saisir toutes les prestations que vous proposez à vos clients : Les prestations de service (Shampooing, coupe, …) et les produits que vous vendez.

Si vous venez de créer vos articles, les produits à la vente ont été automatiquement créés. Vous n’avez plus qu’à les compléter. Pour cela, la marche à suivre est la suivante :

  1. A partir du menu, cliquez sur Prestations,
  2. La liste des prestations existantes s’affiche,
  3. Recherchez le produit à la vente que vous devez modifier en cliquant sur sa première lettre,
  4. Cliquez sur le libellé du produit,
  5. La fiche prestation s’affiche avec les informations du produit. Saisissez les informations suivantes et validez la modification avec l’icône Enregistrer
    • Le libellé si vous le souhaitez, car le client verra ce libellé sur sa facture,
    • La marque de ce produit,
    • Le prix de vente de ce produit (en TTC),
    • L’indicateur de péremption de la prestation.
  6. Le produit à la vente est maintenant à jour.

Vous devez maintenant créer les prestations de service que vous dispensez. Pour cela, la marche à suivre est la suivante :

  1. A partir du menu, cliquez sur Prestations
  2. La liste des prestations existantes s’affiche. Cliquez sur l’icône Nouveau.
  3. La fiche de création s’affiche. Saisissez les informations suivantes et validez la création avec l’icône Enregistrer
    • Le type de la prestation,
    • La catégorie de la prestation,
    • Le libellé de la prestation,
    • Le prix de vente de la prestation (en TTC),
    • L’indicateur de péremption de la prestation,
    • Le temps moyen pour réaliser la prestation,
    • Un commentaire pour y ajouter un pense-bête.
  4. La prestation de service est maintenant créée.

Gagnez du temps :

Comme pour les articles, vous pouvez créer vos prestations « à la chaîne » en utilisant le bouton Dupliquer.

Détail sur la gestion des abonnements

Le principe des abonnements s'appuie sur 2 types de prestations :

  • L'achat de l'abonnement (exemple "Forfait 10 coupes" qui est payé au début)
  • Puis une seconde prestation (exemple "Coupe prise d'un forfait") qui décompte sur l'abonnement en question.

Pour définir cela, vous devez d'abord définir la prestation "Coupe prise d'un forfait" en la déclarant "Prestation élémentaire d'un abonnement". Puis en définissant la prestation "Forfait 10 coupes", vous pouvez sélectionner la prestation "Coupe prise d'un forfait" en déclarant que le forfait correspondant à 10 coupes "élémentaires".

L'utilisation des unités d'abonnements se voit ensuite sur le suivi des abonnements du client.

Si vous mettez à "Oui" le champ "Prestation élémentaire d'un abonnement", cela signifie que lorsque vous facturez cette prestation, ceci va se décompter d'un abonnement préalablement acheté et que donc ceci ne sera pas à payer sur le coup. Par contre, si le client n'a pas d'abonnement associé, la facturation sera refusée.

Ainsi, dans la très grande majorité des cas, vos prestations ne sont pas des prestations élémentaires d'un abonnement et donc vous devez indiquer "Non" dans le champ "Prestation élémentaire d'un abonnement".

Création des collaborateurs

 

Vous allez maintenant créer vos collaborateurs. La marche à suivre est la suivante :

  1. A partir du menu, cliquez sur Personnel, puis Collaborateurs
  2. La liste des collaborateurs existants s’affiche. Cliquez sur l’icône Nouveau.
  3. La fiche de création s’affiche. Saisissez les informations suivantes et validez la création avec l’icône Enregistrer
    • La civilité, le nom et le prénom du collaborateur,
    • Son adresse avec le code postal, la ville,
    • Ses coordonnées téléphoniques,
    • Son adresse email,
    • Sa date de naissance,
    • Son numéro de sécurité sociale,
    • Sa fonction,
    • Son type de contrat avec le salon,
    • Sa catégorie, son échelon et son coefficient,
    • Le nombre d’heures par jour prévu dans son contrat.
  4. Le collaborateur est maintenant créé.

Le champ Collaborateur valide vous permet de gérer les mouvements de personnels : Vous indiquez comme non "Valide" les collaborateurs qui ont quitté le salon de coiffure ou l'institut de beauté.

Création de vos clients et de leur historique

La création de vos clients peut être faite au fur et à mesure que vos clients viennent à votre salon ou à votre institut comme s’ils étaient de nouveaux clients. C’est vous qui choisissez.

Dans tous les cas, la méthode de création d’un client est très semblable à celle vue précédemment :

  1. A partir du menu, cliquez sur Clients
  2. La liste des clients existants s’affiche. Cliquez sur l’icône Nouveau.
  3. La fiche de création s’affiche. Saisissez les informations suivantes et validez la création avec l’icône Enregistrer
    • La civilité du client,
    • Son nom et son prénom,
    • Sa date de naissance,
    • Son adresse avec le code postal, la ville,
    • Ses coordonnées téléphoniques,
    • Son adresse email,
    • Son type de cheveux ou son type de peau,
    • Sa tranche d’âge. Inutile de remplir cette information si vous remplissez la date de naissance, elle sera automatiquement calculée.
    • La catégorie du client,
    • Son origine,
    • Un commentaire pour y ajouter quelques informations vous permettant de suivre le fil de la discussion d’une fois sur l’autre.
  4. Le client est maintenant créé.

Le champ Client actuel permet de filtrer les clients non actifs de la liste de vos clients.

Gagnez du temps :

Lorsque vous êtes pressé par le temps, rappelez-vous qu’uniquement le nom du client est obligatoire. Vous remplirez la suite plus tard.

Une fois le client créé, il est intéressant de saisir son historique. Ceci est particulièrement utile pour les prestations avec des informations techniques. Pour saisir ces informations, vous allez créer une facture historique :

  1. A partir de la fiche client, cliquez sur « Nouvel historique »,
  2. La fiche facture s’affiche avec le client correspondant et l’indicateur Historique à Oui. Ainsi cette facture ne peut être réglée.
  3. Saisissez comme date de facture, la date de l’historique,
  4. Sélectionnez qui s’occupe majoritairement de ce client,
  5. Sélectionnez le type de prestation principal de cette facture (Prestation ou vente ?)