InCrEG LibertyLook
Logiciel de gestion de Salons de Coiffure et d'Instituts de Beauté

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Utilisation quotidienne de LibertyLook

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Ce chapitre va vous expliquer comment utiliser toutes les finesses du logiciel.

Les clients

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La création des clients est décrite au § Création de vos clients et de leur historique.

Pour consulter ou modifier les informations d’un client, la première Ă©tape est d’afficher la fiche du client :

  1. A partir du menu, cliquez sur Clients,
  2. La liste des clients actuels s’affiche. Cliquez sur la première lettre du nom du client qui vous intéresse,
  3. Cliquez sur son nom,
  4. La fiche client s’affiche avec les informations que vous aviez saisies préalablement.

Par dĂ©faut, les 10 dernières prestations sont affichĂ©es en bas de l’écran. Vous pouvez afficher l’ensemble des prestations en cliquant sur « Toutes les prestations Â». Un filtre est possible en sĂ©lectionnant le type de prestation voulu. Ceci est utile quand, par exemple, vous recherchez les dernières ventes pour le client.

Client : Modification des informations principales

Une fois sur la fiche client, vous pouvez modifier les informations et valider ces modifications avec Enregistrer.

Client : Modification d’un commentaire de prestation

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Pour ajouter ou modifier un commentaire, suite à une information que vous donne le client après coup sur une prestation (Trop frisé par exemple) ou suite à une erreur de frappe :

  1. Cliquez sur le texte du commentaire en question ou sur la feuille blanche en face de la prestation.
  2. Un cadre vert s’ouvre affichant l’ancien commentaire, que vous pouvez maintenant compléter.
  3. Validez la modification du commentaire.

Client : Fiche technique

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Pour afficher ou imprimer un rĂ©sumĂ© des informations techniques, cliquez sur « Impression fiches Â». Les informations techniques sont affichĂ©es. 

Par défaut, vous voyez les 2 dernières informations techniques différentes pour chaque catégorie de prestations. Ce nombre est modifiable, de même que les catégories que vous souhaitez afficher.

Vous pouvez imprimer la fiche technique au format A6 en cliquant sur l’icône Imprimer

Choisissez l’imprimante si vous en avez plusieurs et confirmez par « Impression Â».

La facturation

Pour facturer un client, il faut bien évidemment que le client existe. La première étape pour facturer, quand le client n’existe pas encore dans l’application, est donc de le créer (cf. § Création des collaborateurs et § Les clients).

Une fois sur la liste des clients, vous avez plusieurs choix :

  • Le client vient pour une prestation « normale Â» (Coupe, Couleur, Soin, Epilation, …),
  • Le client vient pour acheter un produit uniquement.

Le client peut Ă©videmment vouloir une prestation et un produit.

Facturation : Prestation « normale »

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Vous pouvez avoir besoin de la fiche technique pour retrouver les informations importantes pour reproduire la mĂŞme couleur, la mĂŞme permanente, …. Au lieu de l’imprimer comme indiquer au § ?Fiche technique, vous pouvez gagner du temps en cliquant sur le « T Â» de la liste des clients. La fiche technique sort automatiquement sur l’imprimante.

Il vous faut ensuite crĂ©er la facture du client. LĂ  encore un raccourci va vous faire gagner du temps. Sur cette mĂŞme liste des clients, cliquez sur le « + Â» vert.

Ce simple clic a pour effet de créer une nouvelle facture pour ce client et de recopier toutes les informations des prestations de la précédente facture dans cette nouvelle facture.

Ainsi à l’issue de ce clic, une facture complète existe, il ne reste plus qu’à la régler si le client souhaite exactement les mêmes prestations que la fois précédente.

Si vous souhaitez dupliquer une autre facture de ce client, vous devez cliquer sur un des « + Â» verts au niveau de la fiche client. Ceci duplique la facture correspondante.

Comme cette facture n’est pas encore réglée, elle apparaît dans l’en cours dans la barre gauche du menu. Cette liste offre un accès rapide à toutes les factures en cours.

Cliquez maintenant sur le nom du client au niveau de l’en cours, et vous accédez à la fiche facture que vous venez de créer.

Facturation : Vente simple de produits

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Lorsqu’un client ne vient que pour acheter un de vos produits, il vous faut crĂ©er une fiche facture vierge pour ce client. Pour cela, cliquez sur le « + Â» gris de la liste des clients.

Comme précédemment, le client apparaît donc dans la liste des en cours pour vous signaler qu’une facture reste à régler.

Cliquez maintenant sur le nom du client au niveau de l’en cours, et vous accédez à la fiche facture.

Facturation : La fiche facture

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Dans le § Création des collaborateurs, la création d’une facture a déjà été abordée. Nous allons détailler cette fiche.

Le collaborateur principal : Il s’agit de la personne qui s’occupe majoritairement du client. Le renseigner vous permet de gagner du temps lorsque vous saisissez de nouvelles lignes car ce collaborateur sera automatiquement attribuĂ© aux lignes. Vous pouvez tout de mĂŞme modifier le collaborateur de chaque ligne.

Le type de prestation principal : Ce type de prestation sert de 2 manières. Tout d’abord de manière identique au collaborateur principal, il permet une sĂ©lection automatique pour chaque ligne. De plus, il sert lorsque vous choisissez le mode de rĂ©partition de remise Fixe. En effet, dans ce cas, la remise est attribuĂ©e Ă  ce type de prestation quelles que soient les lignes de la facture.

Commentaires et Informations techniques : A tout moment sur la fiche facture vous pouvez consulter un commentaire et le modifier. La feuille blanche de la colonne « C Â» est remplie pour vous indiquer qu’un commentaire est dĂ©jĂ  saisi. Cliquez dessus pour le lire et Ă©ventuellement le modifier. N’oubliez pas d’enregistrer cette modification avec le bouton Enregistrer.

Suppression de ligne : Une erreur de manipulation est vite arrivĂ©e. Vous avez saisi une ligne qui n’est pas bonne. Supprimez-la avec l’icĂ´ne « - Â» en fin de ligne.

Gagnez du temps : Lors de la saisie d’une ligne, l’historique est systĂ©matiquement utilisĂ© pour vous faire gagner du temps. Ainsi, lorsque vous sĂ©lectionnez une catĂ©gorie de prestation, la dernière prestation de ce type que vous avez effectuĂ©e pour ce client est automatiquement sĂ©lectionnĂ©e. De plus, si des informations techniques sont associĂ©es Ă  cette prestation historique, ces informations sont automatiquement rĂ©utilisĂ©es.

 

 

Facturation : Paiements simples

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Un paiement simple est un paiement oĂą le client ne paye que sa facture.

Pour saisir un tel règlement, il vous suffit de sélectionner le mode de règlement de la facture en bas de la fiche facture. Vous pouvez ensuite soit directement imprimer la facture sur une fiche au format A6 soit seulement l’enregistrer.

Les factures réglées ne sont plus autant modifiables qu’avant. Cependant vous pouvez changer le mode de règlement en cas d’erreur de saisie, ou même annuler le règlement en sélectionnant le mode de règlement à blanc. N’oubliez pas d’enregistrer cette modification avec le bouton Enregistrer.

Vous pourrez alors Ă  nouveau modifier la facture et saisir le paiement.

Pour les paiements par chèque, vous pouvez imprimer le chèque pour votre client. Il vous suffit, une fois la facture enregistrĂ©e, de cliquer sur « Impression du chèque Â» et d’introduire le chèque dans l’imprimante.

Pour les paiements en espèce, une fois la facture enregistrĂ©e, un assistant peut vous aider Ă  dĂ©terminer le montant Ă  rendre. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur « Rendu de monnaie Â».

Facturation : Paiements regroupés

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Un paiement regroupĂ© est un paiement qui solde plusieurs factures. Pour saisir un tel règlement, la marche Ă  suivre est la suivante :

  1. A partir de la fiche facture, cliquez sur « Paiements regroupĂ©s Â»,
  2. La fiche paiements s’affiche et présente les factures de l’en cours avec le total de chacune,
  3. Cochez les factures que le client va régler,
  4. Saisissez le mode de paiement,
  5. Vous pouvez ensuite soit directement imprimer la facture totale soit seulement l’enregistrer.

 Comme pour les paiements simples, l’impression des chèques est possible ainsi que l’assistant de rendu de monnaie.

Facturation : Effet d’un règlement

Au moment de l’enregistrement d’un paiement, la caisse est automatiquement mise à jour. De même si la facture contient de la vente de produits, ces produits sont sortis du stock.

Votre stock et votre caisse sont toujours Ă  jour.

Si vous annulez le paiement, votre caisse et votre stock sont à nouveau mis à jour afin qu’ils soient toujours corrects.

La gestion de stock : Les articles

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Dans le § Création de vos articles, la création d’articles et la déclaration des fournisseurs de ces articles ont été détaillées.

La fiche article possède un second volet : Le volet mouvement. Pour y accĂ©der, cliquez sur « Mouvements de l’article Â» Ă  partir de la fiche article.

La partie haute de ce volet est identique. La partie basse présente l’historique des mouvements sur cet article. Une ligne verte de travail permet de saisir un nouveau mouvement pour cet article pour, par exemple, déclarer les produits utilisés et ceux achetés.

Son utilisation est similaire aux autres lignes vertes de l’application : Saisissez les informations (Type de mouvement, QuantitĂ© et Ă©ventuellement la valeur unitaire du mouvement) puis validez avec le « + Â» en bout de ligne.

Vous pouvez toujours supprimer avec le « - Â» le dernier mouvement de l’article, pour corriger une erreur de saisie par exemple.

A partir du menu de gauche, vous pouvez également accéder à la liste des mouvements sur une période définie (1 semaine par défaut). Cet écran vous permet d’avoir une vision globale des mouvements quels que soient les articles.

Stock : Les achats

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A chaque réception de commande de la part de vos fournisseurs, vous allez mettre à jour votre stock en conséquence.

Après avoir saisi le numéro de facture ou de commande, avoir sélectionné le fournisseur, et avoir sélectionné le type de mouvement d’entrée que vous souhaitez effectuer, vous pouvez saisir article par article la quantité réceptionnée avec son coût.

Pour que cet écran fonctionne correctement, vous devez avoir correctement rempli vos articles en indiquant les fournisseurs associés. En effet, pour vous simplifier la saisie, uniquement les articles du fournisseur ne seront affichés.

Stock : L’inventaire

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Au minimum chaque année, vous devez réaliser un inventaire de votre stock. Votre comptable va vous demander un état de votre stock avant inventaire et un après inventaire.

L’écran d’inventaire, comme tous les écrans de l’application, peut s’imprimer (cf. § Trucs et Astuces). Vous disposez donc de votre état avant inventaire.

Saisissez votre inventaire conformément au § Saisie de votre stock suite au comptage effectué.

Vous pouvez à présent refaire une édition de votre stock pour avoir l’état après inventaire.

Stock : RĂ©capitulatif des stocks

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Tous les mois, cet état sera nécessaire à votre comptable pour savoir comment votre stock a évolué. Il affiche l’ensemble des articles ayant subit un mouvement durant le mois.

La gestion de la caisse

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Comme indiqué précédemment, à chaque règlement de facture un mouvement de caisse est automatiquement créé afin que la caisse soit toujours bonne.

Ceci peut ĂŞtre vĂ©rifiĂ© en cliquant dans le menu ComptabilitĂ© sur « Mouvements caisse Â». L’ensemble des mouvements est affichĂ© : Les mouvements d’encaissement, mais Ă©galement les autres. Par dĂ©faut, les mouvements sur la semaine passĂ©e s’affichent. Vous pouvez modifier cette pĂ©riode ou filtrer afin de n’afficher qu’un certain type de mouvement ou pour une seule caisse (mode de règlement).

Vous pouvez accéder directement à une facture en cliquant sur l’icône à côté de son type d’encaissement.

La fiche paiements s’ouvre avec la facture sélectionnée. Vous pouvez alors modifier ou annuler le paiement en cliquant sur sa date de facturation.

A partir du tableau des mouvements de caisse, vous pouvez crĂ©er un nouveau mouvement de caisse en cliquant sur « Nouveau Â». Vous aurez recourt Ă  cette opĂ©ration pour chaque dĂ©pĂ´t en banque par exemple. Les informations nĂ©cessaires pour crĂ©er un mouvement de caisse sont :

  • La caisse concernĂ©e (Mode de règlement),
  • Le type du mouvement effectuĂ© (DĂ©pĂ´t en banque, Encaissement, Inventaire, â€¦),
  • Le montant du mouvement,
  • Eventuellement pour les mouvements exceptionnels un commentaire.

Pour contrĂ´ler la caisse en fin de journĂ©e, vous devez vĂ©rifier que le solde de la caisse calculĂ© Ă  partir des factures et des autres mouvements correspond Ă  la rĂ©alitĂ©. En effet, des erreurs de rendu de monnaie ou de saisie peuvent gĂ©nĂ©rer un Ă©cart. Pour vĂ©rifier cela, cliquez sur « Fin de JournĂ©e Â» dans le menu ComptabilitĂ©. Le solde actuel de chaque caisse est affichĂ©.

Les Ă©tats comptables

De nombreux états comptables sont automatiquement générés à partir des informations que vous avez saisies. Ces états sont directement imprimables (cf. § Trucs et Astuces) afin de les fournir à votre comptable.

Etat comptable : Journal de caisse

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Le journal de caisse prĂ©sente, par dĂ©faut sur la journĂ©e, un rĂ©sumĂ© des opĂ©rations effectuĂ©es pour une caisse. Il affiche, par jour, pour chaque type de mouvement la somme des montants mouvementĂ©s : Total des encaissements, des dĂ©pĂ´ts en banque, …

Au final il calcule le montant prévu en fin de journée qui doit être comparé au montant réel de début de la journée suivante. Ces deux montants doivent toujours être égaux.

Etat comptable : Brouillard

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Le brouillard affiche, par défaut sur la semaine, la répartition de votre chiffre d’affaires et des remises par type de prestations et la ventilation des modes de paiement.

C’est un état de base de la gestion comptable.

Etat comptable : TVA encaissée

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Cet état présente la TVA encaissée au travers des factures clients pour chaque type de prestation.

Ce montant peut être directement reporté sur la déclaration de TVA en regard des sommes payées à vos fournisseurs.

Etat comptable : Chiffre d’affaires

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Cet état présente, par mois, le chiffre d’affaires de chaque collaborateur avec la ventilation par type de prestation.

Cet état est indispensable pour la gestion des fiches de paie de vos collaborateurs intéressés à leur chiffre d’affaires.

Etat comptable : Fin de journée

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La fin de journée est un état de synthèse regroupant le brouillard de la journée en cours, le chiffre d’affaires et les soldes de caisses.

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ArrayBouton non accessible par manque de collaborateurs présents

La gestion du personnel

La gestion du personnel va vous permettre de suivre les temps de prĂ©sence, de congĂ©s, â€¦ de chacun des collaborateurs.

La création des collaborateurs a été décrite au § Création des collaborateurs.

Afin de suivre les présences de vos collaborateurs, vous devez à chaque arrivée ou départ l’indiquer. Pour cela, l’écran principal indique à tout moment les personnes présentes. Vous n’avez qu’à cocher les personnes à leur arrivée et à les décocher en cliquant à nouveau à leur départ.

Ainsi automatiquement des pointages correspondants seront créés. Ces pointages servent de base au calcul des présences.

Vous pouvez consulter les pointages en cliquant dans le menu sur Personnel puis sur « Pointages Â».

A partir de cette liste, vous pouvez crĂ©er un nouveau pointage en cliquant sur « Nouveau Â» pour, par exemple, indiquer des congĂ©s.

Les informations nĂ©cessaires pour crĂ©er un pointage sont :

  • Le collaborateur concernĂ©,
  • La date et l’heure de dĂ©but du pointage,
  • La date et l’heure de fin du pointage,
  • Le type de pointage,
  • Eventuellement un commentaire.

L’état des prĂ©sences, que vous obtenez en cliquant Ă  partir du menu sur Personnel, puis « PrĂ©sences Â», prĂ©sente une synthèse des pointages semaine par semaine et pour chaque collaborateur. C’est un Ă©tat essentiel pour le suivi du temps des collaborateurs en fin de mois.


N.B. : Si vous ne suivez le temps de présence des différents collaborateurs, veillez tout de même à cocher les collaborateurs pouvant participer aux facturations. Sinon, vous retrouverez des boutons avec une croix rouge par dessus, indiquant qu'il n'est pas possible d'utiliser cette fonction.

Les statistiques

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Les statistiques vont vous permettre de prendre un peu de recul par rapport à votre activité et de prendre des décisions stratégiques sur la direction que vous devez prendre pour améliorer votre chiffre d’affaires, votre gestion de stock, …

Ce système de statistiques est un système complètement ouvert : Des statistiques peuvent ĂŞtre ajoutĂ©es sans limite. Dans le cadre de la maintenance du logiciel, InCrEG vous aide Ă  avoir toutes les statistiques qui vous sont utiles.

Pour calculer une statistique, cliquez sur Statistiques. La liste des statistiques s’affiche. Cliquez maintenant sur la statistique que vous souhaitez calculer.

Saisissez alors les différents paramètres de la statistique (date de début et date de fin par exemple). Si vous souhaitez effectuer une statistique comparative, saisissez plusieurs colonnes.

Lorsque tous les paramètres sont saisis, cliquez sur « Valider Â» et le graphe correspondant s’affiche.

Pour vous faire gagner du temps, l’application garde en mémoire, pour chaque statistique, les derniers paramètres que vous avez saisis.

Les publipostages

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Un publipostage correspond à l’envoi massif de courriers, emails à vos différents clients. Afin de permettre des envois ciblés, la fonction de Publipostage du logiciel permet de filtrer les clients en fonction de certains critères. Ces critères son paramétrables d’une manière assez semblable aux statistiques. Ainsi, si des critères vous manquent, InCrEG peut vous aider à mettre en place ces nouveaux critères.

Pour utiliser le publipostage, vous devez disposer, en plus du logiciel InCrEG, d’un logiciel comme Microsoft Word, Sun StarOffice, OpenOffice, LibreOffice … Ces logiciels vont vous permettre de saisir la lettre que vous souhaitez envoyer avec toutes les finesses de mises en pages et d’images que vous souhaitez. Le couplage avec un de ces logiciels offre une souplesse importante.

Pour effectuer un publipostage, cliquez sur Publipostages. La liste des critères possibles pour le publipostage s’affiche. Cliquez maintenant sur le publipostage que vous souhaitez effectuer.

Saisissez alors les différents paramètres du publipostage (date de début de recherche par exemple).

Lorsque tous les paramètres sont saisis, cliquez sur « Valider Â».

L’ensemble des clients correspondants aux critères saisis est extrait sous forme de fichier qui doit ĂŞtre sauvegardĂ© sur votre ordinateur. Ainsi une fenĂŞtre s’ouvre : Vous devez cliquer sur « Enregistrer Â» et indiquer le rĂ©pertoire oĂą le fichier « Clients.csv Â» sera stockĂ©.

La procĂ©dure dĂ©pend ensuite du logiciel que vous utilisez. Voici deux exemples sur la manière de procĂ©der :

  • Pour rĂ©aliser un publipostage avec Microsoft Word :

    1. Ouvrir Word et charger la lettre Ă  envoyer aux clients.
      Pour vous aider à démarrer avec cette fonction, un exemple de document est fourni dans l’aide en ligne du logiciel
    2. SĂ©lectionner l'icĂ´ne « Ouvrir la source de donnĂ©es Â» et indiquer le fichier extrait ci-dessus
    3. SĂ©lectionner l'icĂ´ne « Fusionner vers un nouveau document Â» et indiquer que vous souhaitez tous les enregistrements
    4. Un nouveau document est créé avec autant de pages que de clients. Après un contrôle visuel du rendu, vous pouvez imprimer ce document normalement.

  • Pour rĂ©aliser un publipostage avec Sun StarOffice :

    1. Ouvrir Star Office et charger la lettre à envoyer aux clients. Pour vous aider à démarrer avec cette fonction, un exemple de document est fourni dans l’aide en ligne du logiciel
    2. Lors de la première utilisation du publipostage avec StarOffice :

      1. Sélectionner Fichier / Nouveau / Base de données. Une fenêtre s'ouvre
      2. Dans cette fenĂŞtre, cliquer sur l'onglet Type et choisir Texte
      3. Dans ce même onglet, cliquer sur Parcourir afin de sélectionner le répertoire où vous avez enregistré le fichier clients.csv
      4. Toujours dans cette fenêtre, cliquer sur l'onglet Texte et choisir csv dans la liste déroulante Extension
      5. Dans ce même onglet, choisir le caractère ";" comme séparateur de champ
      6. Valider la fenêtre par Ok. La base de données apparaît maintenant dans l'Explorer à gauche de la fenêtre avec le nom <Base de données>
      7. Afficher la lettre chargée préalablement en cliquant sur le nom de la lettre en bas de l'écran

    3. Appuyer sur la touche F4, le volet des données s'affiche au dessus de la lettre
    4. Dans l'explorer à gauche, cliquer sur le + devant <Base de Données>, puis cliquer sur le + devant Tables
    5. Sélectionner clients sous Tables. Ceci affiche vos données dans la partie au dessus de la lettre
    6. Dans cette partie Données, cliquer sur l'icône Mailing composée de 3 enveloppes empilées
    7. Sur la fenĂŞtre qui s'est affichĂ©e, cliquer sur « Tous Â» et valider par « Ok Â»
    8. Imprimer l'ensemble des lettres comme d'habitude