InCrEG LibertyLook
Logiciel de gestion de Salons de Coiffure et d'Instituts de Beauté

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Saisie initiale dans LibertyLook

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Initialisation du logiciel

Ce chapitre dĂ©crit une Ă©tape primordiale dans la mise en place du logiciel : Vous allez saisir toutes les informations nĂ©cessaires Ă  sa bonne utilisation.

Modifications de vos données de référence

Menu Administration
Données de références

Les données de référence sont des données qui ne varient pratiquement jamais. Le logiciel est fourni avec certaines données qu’il vous appartient de modifier afin de coller à la réalité de votre salon ou institut.

Ainsi vous pouvez ajouter des informations, en supprimer ou simplement en modifier. C’est vous qui décidez. Cependant gardez à l’esprit que si vous conservez des données inutiles, elles viendront vous polluer durant l’utilisation du logiciel et vous feront perdre du temps.

Les donnĂ©es que vous pouvez modifier sont :

  • Types de cheveux ou types de peau,
  • CatĂ©gories de clients,
  • Tranches d’âge des clients,
  • Origines des clients,
  • Modes de règlements,
  • Devises,
  • Taux de TVA,
  • Types de prestations,
  • CatĂ©gories des prestations,
  • Types des articles,
  • CatĂ©gories des articles,
  • Marques des articles,
  • Types de mouvements de stock,
  • Types de mouvements de caisse,
  • Fonctions des collaborateurs,
  • Types de contrat des collaborateurs,
  • Types de pointage,
  • Profils utilisateurs,
  • FĂŞtes,
  • Infos SociĂ©tĂ©,
  • Paramètres de l’application,
  • Identifications pour l’accès Ă  l’application.

Toutes ces données se situent dans le menu Administration. La modification d’une donnée repose sur le même principe quelle que soit la donnée.

Origines des clients et autres données simples

Pour modifier une origine des clients, la marche Ă  suivre est la suivante :

  1. A partir du menu Administration, cliquez sur Origines des clients.
  2. La liste des origines définies s’affiche. Cliquez sur l’origine que vous souhaitez modifier.
  3. Modifiez le libellé, et validez la modification avec l’icône Enregistrer
  4. L’origine est maintenant modifiée.

Pour supprimer une origine des clients, la marche Ă  suivre est la suivante :

  1. A partir du menu Administration, cliquez sur Origines des clients.
  2. La liste des origines définies s’affiche. Cliquez sur l’origine que vous souhaitez supprimer.
  3. Supprimez l’origine avec l’icône Supprimer
  4. L’origine n’existe plus. A noter que la suppression n’est possible que si aucun de vos clients n’a été déclaré avec cette origine.

Pour créer une origine des clients, la marche à suivre est la suivante :

  1. A partir du menu Administration, cliquez sur Origines des clients
  2. La liste des origines définies s’affiche. Cliquez sur l’icône Nouveau
  3. La fiche de création s’affiche. Saisissez le libellé, et validez la création avec l’icône Enregistrer
  4. L’origine est maintenant créée.

Toutes les autres données simples se manipulent de la même manière. Vous pouvez maintenant les passer en revue.

Tranches d’âge des clients

Les tranches d’âge ont la particularitĂ© de disposer de 2 informations supplĂ©mentaires :

  • L’âge minimum (en annĂ©e entière)
  • L’âge maximum (en annĂ©e entière)

Ces âges permettent de déduire automatiquement la tranche d’âge d’un client à partir de sa date de naissance si elle est fournie.

Attention : Les tranches d’âge ne doivent pas se chevaucher.

Modes de règlements

Les modes de règlements ont la particularitĂ© de disposer de 3 informations supplĂ©mentaires :

  • Un indicateur si le mode de règlement est encore utilisĂ©,
  • Un indicateur si le mode de règlement peut nĂ©cessiter l’impression de chèques.
  • Un indicateur si le mode de règlement peut demander un rendu de monnaie.

Devises

Les devises possèdent 2 informations supplĂ©mentaires :

  • Le libellĂ© exact de la devise en question
  • Le rapport de cette devise par rapport Ă  la devise principale.

Types de prestations

Les types de prestations possèdent 2 informations supplĂ©mentaires :

  • Un indicateur si le type de prestations est associĂ© Ă  un article en stock.
  • Les civilitĂ©s associĂ©es Ă  ce type de prestations. Ceci permet de n’afficher que les prestations pertinentes pour les clients. A noter que si vous cochez toutes les civilitĂ©s ou aucune, le comportement est le mĂŞme.

Types de mouvements de stock

Les types de mouvements de stock ont la particularitĂ© de disposer de 2 informations supplĂ©mentaires :

  • Le sens du mouvement : EntrĂ©e en stock (pour les achats par exemple), Sortie de stock (pour les ventes par exemple), Inventaire.
  • Un indicateur de basculement de l’article en mixte. Cet indicateur permet de basculer un article de vente en mixte sur certains mouvements (typiquement l’utilisation de produits).

Pensez bien à conserver systématiquement au moins un mouvement de type Achat, un mouvement de type Inventaire et un mouvement de type Vente. Des écrans s'appuient sur cette typologie.

Types de mouvements de caisse

Comme les types de mouvements de stock, les types de mouvements de caisse ont une information sur le sens du mouvement.

FĂŞtes

Les Fêtes nécessitent de fournir la date de la fête dans l’année. Le format de saisie est jj/mm (par exemple 01/09 pour le 1er septembre).

Infos Société

Les coordonnées de votre société doivent être vérifiées car elles s’affichent sur les tickets de caisse.

Paramètres de l’application

Les paramètres de l’application sont tout Ă  fait particuliers. Dans ces Ă©crans, se retrouvent tous les paramètres liĂ©s au comportement de l’application :

  • Affichage du prix en bas de l’écran facture ou paiement (O/N pour Oui ou Non) permet d’indiquer si le prix en « gros Â» Ă  l’envers doit ĂŞtre affichĂ© en bas de l’écran facture et paiement. Ceci est utile pour les Ă©crans disposĂ©s Ă  plat et donc Ă  l’envers pour le client.
  • Largeur d’impression des fiches en cm permet de dĂ©finir la largeur de vos facturettes et fiches techniques pour les imprimantes tickets de caisse.
  • Message du ticket de caisse permet la modification rapide du message imprimĂ© en bas du ticket de caisse.
  • Mot de passe des opĂ©rations exceptionnelles permet de dĂ©finir et de modifier le mot de passe des opĂ©rations comme la suppression de factures rĂ©glĂ©es. Au dĂ©marrage de l’application, le mot de passe est « MDP Â». Pensez Ă  le changer.
  • RĂ©partition des remises (P pour proportionnelle ou F pour fixe). Ce paramètre permet d’indiquer comment dans les Ă©tats rĂ©capitulatifs (Fin de journĂ©e, brouillard, …) la remise est ventilĂ©e.

    • La rĂ©partition proportionnelle tient compte des diffĂ©rents types de prestation de la facture. Par exemple, une remise de 3€ sur une facture de 10€ de prestations homme et de 5€ de vente sera rĂ©partie en 2€ sur les prestations homme et 1€ sur la vente.
    • La rĂ©partition fixe attribue la remise au type de prestation principal de la facture. Par exemple, une remise de 3€ sur la mĂŞme facture que prĂ©cĂ©demment avec en type principal de prestation salon homme, la remise est complètement reportĂ©e sur le salon homme.

  • Taux de TVA : Indique le taux de TVA Ă  appliquer dans les factures.

A noter que la modification de ces paramètres n’est pas prise en compte immĂ©diatement : Vous devez fermer Internet Explorer et le relancer avec l’icĂ´ne n°2 (Salon de Coiffure ou Institut de BeautĂ©).

Identifications pour l’accès à l’application

En fonction de vos habitudes, vous ne souhaitez peut-être pas que tous les collaborateurs puissent accéder à toutes les informations stockées par le logiciel. Aussi, il vous faudra créer des identifications différentes et donc autant de mots de passe.

Au minimum, nous vous encourageons à changer le mot de passe par défaut pour y mettre le vôtre.

Ces écrans permettent de définir les mots de passe permettant l’accès à l’application et les droits associés.

Les informations Ă  saisir sont donc :

  • Le libellĂ© indiquant Ă  qui ou quelle fonction se rapporte le mot de passe,
  • Le mot de passe Ă  saisir 2 fois pour Ă©viter les fautes de frappe,
  • Le profil indiquant les droits associĂ©s Ă  ce mot de passe. Les droits sont les suivants :

    • Coiffeur : Accède aux clients, factures, prestations et Ă  la gestion de stock
    • Responsable : Accède Ă  toutes les fonctions sauf la dĂ©finition des donnĂ©es de rĂ©fĂ©rence
    • Responsable Internet : Accède Ă  toutes les fonctions sauf la dĂ©finition des donnĂ©es de rĂ©fĂ©rence et la gestion informatique du logiciel (sauvegardes & mises Ă  jour)
    • Super : Accède Ă  toutes les fonctions

  • Etat du compte : Actif ou Inactif. Cet Ă©tat permet de bloquer temporairement un mot de passe.

Création de vos fournisseurs

Vous allez maintenant déclarer vos différents fournisseurs.

Pour crĂ©er un fournisseur, la marche Ă  suivre est la suivante :

  1. A partir du menu Stock, cliquez sur Fournisseurs
  2. La liste des fournisseurs déjà saisis s’affiche. Cliquez sur l’icône Nouveau
  3. La fiche de création s’affiche. Saisissez les informations suivantes et validez la création avec l’icône Enregistrer:

    • La raison sociale du fournisseur,
    • La civilitĂ©, le nom et le prĂ©nom du contact du fournisseur,
    • Les coordonnĂ©es du fournisseur (adresse, tĂ©lĂ©phone, email),
    • Le mode de règlement habituel avec ce fournisseur,
    • Un commentaire pour y ajouter un pense-bĂŞte.

  4. Le fournisseur est maintenant créé.

Création de vos articles

Vous allez maintenant saisir tous les articles que vous gĂ©rez en stock : Les articles que vous vendez et ceux que vous utilisez.

Pour crĂ©er un article, la marche Ă  suivre est la suivante :

  1. A partir du menu Stock, cliquez sur Articles
  2. La liste des articles déjà saisis s’affiche. Cliquez sur l’icône Nouveau.
  3. La fiche de crĂ©ation s’affiche. Saisissez les informations suivantes et validez la crĂ©ation avec l’icĂ´ne Enregistrer :

    • Le type de l’article,
    • Le libellĂ© de l’article,
    • L’indicateur de pĂ©remption de l’article,
    • La rĂ©fĂ©rence de l’article si elle est commune Ă  tous les fournisseurs.
    • Le stock de rupture. Il s’agit du seuil en dessous duquel vous allez devoir commander.
    • Un commentaire pour y ajouter un aide-mĂ©moire.

  4. L’article est maintenant créé.
  5. Vous pouvez dĂ©finir les fournisseurs de cet article par l’intermĂ©diaire de la ligne de travail verte. Saisissez les informations suivantes et validez la ligne avec l’icĂ´ne « + Â» en bout de ligne :

    • Le fournisseur parmi ceux que vous avez dĂ©finis,
    • Le libellĂ© si l’article a un nom particulier chez le fournisseur,
    • La rĂ©fĂ©rence chez ce fournisseur si elle est diffĂ©rente,
    • La quantitĂ© minimale pour commander,
    • Le prix d’achat unitaire (Hors Taxes) pour cette quantitĂ© minimale et ce fournisseur,
    • L’indication si ce fournisseur avec ces conditions est le principal fournisseur de cet article pour vous.

  6. Vous pouvez ajouter autant de ligne de fournisseurs que vous le souhaitez.

Gagnez du temps :

Bien souvent, vous allez devoir saisir une sĂ©rie d’articles qui se ressemblent : Seule la contenance change par exemple, ou la couleur, … Dans ce cas, la fonction de duplication va vous faire gagner un temps prĂ©cieux. Une fois le premier article crĂ©Ă© et enregistrĂ©, cliquez sur l’icĂ´ne Dupliquer. Ceci crĂ©Ă© un nouvel article avec les mĂŞmes informations que celui affichĂ©. Vous pouvez maintenant appliquer vos lĂ©gères modifications puis valider avec l’icĂ´ne Enregistrer.

Il n’y a aucune limite Ă  la duplication : Vous pouvez rĂ©pĂ©ter cette opĂ©ration autant de fois que nĂ©cessaire.

Saisie de votre stock

Il est prĂ©fĂ©rable que votre stock soit Ă  jour au moment du dĂ©marrage. Pour le mettre Ă  jour, vous allez saisir un inventaire. La marche Ă  suivre est la suivante :

  1. A partir du menu Stock, cliquez sur Inventaire,
  2. La liste de tous les articles saisis apparaĂ®t. Chaque ligne possède 2 colonnes permettant la saisie : QuantitĂ© comptĂ©e et Valeur unitaire du stock.
  3. Remplissez pour chaque article en stock la quantité que vous avez à disposition et la valeur moyenne de ces articles.
  4. Quand vous avez rempli les différentes lignes, validez par le bouton Enregistrer.
  5. Votre stock est à présent à jour.

Création de vos prestations

Vous allez maintenant saisir toutes les prestations que vous proposez Ă  vos clients : Les prestations de service (Shampooing, coupe, …) et les produits que vous vendez.

Si vous venez de crĂ©er vos articles, les produits Ă  la vente ont Ă©tĂ© automatiquement crĂ©Ă©s. Vous n’avez plus qu’à les complĂ©ter. Pour cela, la marche Ă  suivre est la suivante :

  1. A partir du menu, cliquez sur Prestations,
  2. La liste des prestations existantes s’affiche,
  3. Recherchez le produit à la vente que vous devez modifier en cliquant sur sa première lettre,
  4. Cliquez sur le libellé du produit,
  5. La fiche prestation s’affiche avec les informations du produit. Saisissez les informations suivantes et validez la modification avec l’icône Enregistrer

    • Le libellĂ© si vous le souhaitez, car le client verra ce libellĂ© sur sa facture,
    • La marque de ce produit,
    • Le prix de vente de ce produit (en TTC),
    • L’indicateur de pĂ©remption de la prestation.

  6. Le produit Ă  la vente est maintenant Ă  jour.

Vous devez maintenant crĂ©er les prestations de service que vous dispensez. Pour cela, la marche Ă  suivre est la suivante :

  1. A partir du menu, cliquez sur Prestations
  2. La liste des prestations existantes s’affiche. Cliquez sur l’icône Nouveau.
  3. La fiche de création s’affiche. Saisissez les informations suivantes et validez la création avec l’icône Enregistrer

    • Le type de la prestation,
    • La catĂ©gorie de la prestation,
    • Le libellĂ© de la prestation,
    • Le prix de vente de la prestation (en TTC),
    • L’indicateur de pĂ©remption de la prestation,
    • Le temps moyen pour rĂ©aliser la prestation,
    • Un commentaire pour y ajouter un pense-bĂŞte.

  4. La prestation de service est maintenant créée.

Gagnez du temps :

Comme pour les articles, vous pouvez crĂ©er vos prestations « Ă  la chaĂ®ne Â» en utilisant le bouton Dupliquer.

DĂ©tail sur la gestion des abonnements

Le principe des abonnements s'appuie sur 2 types de prestations :

  • L'achat de l'abonnement (exemple "Forfait 10 coupes" qui est payĂ© au dĂ©but)
  • Puis une seconde prestation (exemple "Coupe prise d'un forfait") qui dĂ©compte sur l'abonnement en question.

Pour définir cela, vous devez d'abord définir la prestation "Coupe prise d'un forfait" en la déclarant "Prestation élémentaire d'un abonnement". Puis en définissant la prestation "Forfait 10 coupes", vous pouvez sélectionner la prestation "Coupe prise d'un forfait" en déclarant que le forfait correspondant à 10 coupes "élémentaires".

L'utilisation des unités d'abonnements se voit ensuite sur le suivi des abonnements du client.

Si vous mettez à "Oui" le champ "Prestation élémentaire d'un abonnement", cela signifie que lorsque vous facturez cette prestation, ceci va se décompter d'un abonnement préalablement acheté et que donc ceci ne sera pas à payer sur le coup. Par contre, si le client n'a pas d'abonnement associé, la facturation sera refusée.

Ainsi, dans la très grande majorité des cas, vos prestations ne sont pas des prestations élémentaires d'un abonnement et donc vous devez indiquer "Non" dans le champ "Prestation élémentaire d'un abonnement".

Création des collaborateurs

 

Vous allez maintenant crĂ©er vos collaborateurs. La marche Ă  suivre est la suivante :

  1. A partir du menu, cliquez sur Personnel, puis Collaborateurs
  2. La liste des collaborateurs existants s’affiche. Cliquez sur l’icône Nouveau.
  3. La fiche de création s’affiche. Saisissez les informations suivantes et validez la création avec l’icône Enregistrer

    • La civilitĂ©, le nom et le prĂ©nom du collaborateur,
    • Son adresse avec le code postal, la ville,
    • Ses coordonnĂ©es tĂ©lĂ©phoniques,
    • Son adresse email,
    • Sa date de naissance,
    • Son numĂ©ro de sĂ©curitĂ© sociale,
    • Sa fonction,
    • Son type de contrat avec le salon,
    • Sa catĂ©gorie, son Ă©chelon et son coefficient,
    • Le nombre d’heures par jour prĂ©vu dans son contrat.

  4. Le collaborateur est maintenant créé.

Le champ Collaborateur valide vous permet de gérer les mouvements de personnels : Vous indiquez comme non "Valide" les collaborateurs qui ont quitté le salon de coiffure ou l'institut de beauté.

Création de vos clients et de leur historique

La création de vos clients peut être faite au fur et à mesure que vos clients viennent à votre salon ou à votre institut comme s’ils étaient de nouveaux clients. C’est vous qui choisissez.

Dans tous les cas, la mĂ©thode de crĂ©ation d’un client est très semblable Ă  celle vue prĂ©cĂ©demment :

  1. A partir du menu, cliquez sur Clients
  2. La liste des clients existants s’affiche. Cliquez sur l’icône Nouveau.
  3. La fiche de création s’affiche. Saisissez les informations suivantes et validez la création avec l’icône Enregistrer

    • La civilitĂ© du client,
    • Son nom et son prĂ©nom,
    • Sa date de naissance,
    • Son adresse avec le code postal, la ville,
    • Ses coordonnĂ©es tĂ©lĂ©phoniques,
    • Son adresse email,
    • Son type de cheveux ou son type de peau,
    • Sa tranche d’âge. Inutile de remplir cette information si vous remplissez la date de naissance, elle sera automatiquement calculĂ©e.
    • La catĂ©gorie du client,
    • Son origine,
    • Un commentaire pour y ajouter quelques informations vous permettant de suivre le fil de la discussion d’une fois sur l’autre.

  4. Le client est maintenant créé.

Le champ Client actuel permet de filtrer les clients non actifs de la liste de vos clients.

Gagnez du temps :

Lorsque vous êtes pressé par le temps, rappelez-vous qu’uniquement le nom du client est obligatoire. Vous remplirez la suite plus tard.

Une fois le client crĂ©Ă©, il est intĂ©ressant de saisir son historique. Ceci est particulièrement utile pour les prestations avec des informations techniques. Pour saisir ces informations, vous allez crĂ©er une facture historique :

  1. A partir de la fiche client, cliquez sur « Nouvel historique Â»,
  2. La fiche facture s’affiche avec le client correspondant et l’indicateur Historique à Oui. Ainsi cette facture ne peut être réglée.
  3. Saisissez comme date de facture, la date de l’historique,
  4. Sélectionnez qui s’occupe majoritairement de ce client,
  5. SĂ©lectionnez le type de prestation principal de cette facture (Prestation ou vente ?)